Uniknięcie infekcji wirusem
Jeżeli komputery w Twojej firmie zostaną zainfekowane wirusem, wyeliminowanie go może być procesem bardzo czasochłonnym i kosztownym. Większość sieci firmowych jest narażona na infekcję wirusami pochodzącymi z poczty e-mail. Tradycyjnie, programy antywirusowe są instalowane na komputerach użytkowników i wirus może być wykryty tylko wtedy, gdy ktoś nieumyślnie otworzy zainfekowaną wiadomość. Bezpieczniejszą metodą jest zapobieganie wogóle pojawienia się wirusów w sieci, poprzez wykrywanie ich już na serwerze pocztowym, jak tylko wiadomość przychodzi.

WorkgroupMail umożliwia to porzez filtrowanie treści. Dodając regułę z warunkiem "If the message contains a virus" ("Jeżeli wiadomość zawiera wirusa") i wybierając skojarzoną z nią akcje, na przykład: "Quarantine the message" ("Poddaj wiadomość kwarantannie") oraz "Inform specific recipient with specific message" ("Poinformuj odpowiedniego odbiorcę odpowiednim komunikatem"), wówczas jak tylko zainfekowana wiadomość zostanie odebrana przez WorkgroupMaila, zostanie ona natychmiast poddana kwarantannie w bezpiecznym miejscu oraz właściwy pracownik zostanie o tym poinformowany.

WorkgroupMail może wykorzystywać popularne programy antywirusowe do poszukiwania obecności wirusa w poczcie. Są to:

Zredukowanie odpowiedzialności prawnej
Każda wiadomość jest wysyłana przez pracowników w imieniu danej firmy. Zatem każde poglądy i komentarze w takich wiadomościach są reprezentatywne dla firmy oraz prawnie wiążace. Istnieje wiele przykładów spraw sądowych wytoczonych przeciwko firmom, których pracownicy wyrażali rasistowskie lub seksistowskie uwagi przekazywane w poczcie.

WorkgroupMail może szukać obraźliwych wyrażeń w wiadomościach wysyłanych zarówno wewnętrz, jak i na zewnątrz firmy, i może zatrzymać takie wiadomości oraz powiadomić odpowiednich członków kierownictwa, którzy mogą podjąć świadomą decyzję, czy usunąć, czy też zezwolić na wysłanie takiej wiadomości.

Dodawanie notatek prawnych może pomóc zredukować odpowiedzialność firmy w stosunku do komentarzy wyrażanych przez pojedynczych pracowników w firmie. WorkgroupMail umożliwia łatwe dodawanie notatek prawnych do treści wszystkich wiadomości wysyłanych na zewnątrz firmy.

Zapobieganie wyciekaniu poufnych informacji
Dla wielu firm, zapobieganie wyciekaniu poufnych informacji jest kluczem do sukcesu w ich biznesie. Poczta e-mail jest łatwym punktem do przypadkowego lub celowego wydostawania się poufnych informacji. WorkgroupMail może wykrywać wiadomości zawierające wyrazy takie jak "poufny", "raport finansowy", "sekret" lub określony kod projektu i w przypadku wykrycia, że taka wiadomość została wysłana przez nieuprawnionego pracownika, może ją zatrzymać i ostrzec odpwiedniego członka kierownictwa o naruszeniu poufności.

Zwiększenie produktywności poprzez filtrowanie wiadomości nie związanych z firmą (filtrowanie załączników)
Używanie poczty w celach osobistych może powodować straty w wysokości tysięcy dolarów rocznie spowodowanych nieproduktywną stratą czasu przez pracownika. Niektórzy pracownicy regularnie wysyłający duże pliki GIF oraz pliki wykonywalne do kolegów zarówno wewnątrz, jak i na zewnatrz firmy, nie tylko marnują swój cenny czas pracy, ale także obciążają przepustowość sieci, co również może zmniejszać produktywność innych pracowników. WorkgroupMail może wykrywać wiadomości nie związane z firmą, takie jak dowcipy, łańcuszki szczęścia i duże załączniki oraz może je kasować lub zatrzymywać. U bardziej pobłażliwego pracodawcy, WorkgroupMail może zostać skonfigurowany tak, aby osobiste wiadomości były zatrzymywane w godzinach pracy i były dostarczane dopiero w mniej obciążonych okresach, na przykład w nocy.